Co je UCaaS a jak pomůže vašemu podnikání?

Komunikace a komunikační schopnosti patří k nejdůležitějším lidským schopnostem. Platí to v osobním životě i v byznysu a podnikání. Zde jsou jasným trendem sjednocené komunikační služby (UC). Věděli jste, že sjednocená komunikace může být poskytována i jako cloudová služba (UCaaS)? Přečtěte si, proč se vám vyplatí.

Co je UC, tedy sjednocená komunikace? Jde o moderní komunikační nástroj, který agreguje a zefektivňuje metody firemní komunikace. S největší pravděpodobností používáte ke komunikaci kromě telefonních hovorů také firemní e-mail, kalendáře, videokonferenční nástroje, chatovací aplikace. Sjednocená komunikace (UC) efektivně propojuje platformy jako Exchange, SharePoint, Active Directory atd. Nemusíte tedy obsluhovat více komunikačních kanálů paralelně – postačí vám pouze jeden. Takový, který spojí všechny ostatní (odtud sjednocené komunikační služby).

Naplánovali jste si v kalendáři schůzku? Díky sjednocené komunikaci se to automaticky dozví i vaši kolegové a zákazníci. Váš status v chatovacích klientech se automaticky zaktualizuje, nebudou vás rušit notifikace příchozích zpráv a chytrá VoIP ústředna vám může dokonce automaticky ztlumit příchozí vyzvánění na vašem IP telefonu, popř. přesměrovat volání do hlasové schránky nebo na vašeho kolegu. Díky sjednocené komunikaci si můžete s kolegy nebo zákazníky sdílet plochy, vyměňovat soubory, sdílet kreslící plátno, do konference je možné se připojit i z veřejné telefonní sítě. Díky všem těmto výhodám komunikujete efektivně a šetříte čas. Nejen svůj vlastní čas, ale i čas vašich zákazníků a dodavatelů. Jednou z nejnenáviděnějších věcí v podnikání je čekání. Prostoje a čekání vám zredukují sjednocené komunikační služby na přijatelné minimum.

Co je UCaaS?

Cloud computing dělíme na tři základní typy:

• SaaS (Software as a Service) – software jako služba, kde jsou pomocí cloudu nabízeny nejrůznější aplikace. Uživatelé si je nekupují, mají vždy zajištěný přístup k nejnovější verzi přes webové rozhraní.
• PaaS (Platform as a Service) – platforma jako služba, kde si především vývojáři mohou vyvíjet a spravovat vlastní aplikace, aniž by museli sami udržovat základní infrastrukturu.
• IaaS (Infrastructure as a Service) – infrastruktura jako služba, v rámci které poskytovatel cloudových služeb umožňuje přístup na správu sítě, serverů a virtualizuje úložiště, zatímco zákazník se stará o operační systém, data, aplikace apod.

→ Tip: Přečtěte si o základních druzích cloud computingu.

UCaaS (Unified Communications as a Service) můžeme v zásadě považovat za další druh cloud computingu, kde jsou sjednocené komunikační služby zpřístupněny poskytovatelem cloudu.  

Jaké funkce nabízí UCaaS?

Z pohledu koncového uživatele se UCaaS příliš neliší od běžné UC. Poskytne vám v zásadě totožné funkcionality:

• hlasové služby a telefonie včetně mobility
• meetingy – audio/video konference a webové konference
• e-mail s hlasovou schránkou a jednotné zasílání zpráv
• chatovací aplikace
• integrovaná kontaktní centra

Proč tedy zvolit UCaaS? Jednoduše se vám ekonomicky vyplatí: můžete jednoduše přejít z modelu investičních nákladů (CapEx) na výhodnější model provozních nákladů (OpEx). Navíc je mnohem flexibilnější: můžete měnit (zvyšovat nebo snižovat) počet dílčích licencí podle vašich okamžitých potřeb.

Rostoucí nároky na vnitřní i vnější sjednocenou komunikaci pro vás znamenají nejen nutnost kapitálových investic.  Přestože jsou komunikace zásadní pro úspěch podnikání a produktivitu zaměstnanců, údržba infrastruktury vyžaduje vysokou úroveň odbornosti, která neustále roste. To znamená i vyšší investice do interních IT zaměstnanců. V případě UCaaS však můžete jednoduše převést všechny požadavky na poskytovatele cloudových služeb.

Přehled výhod UCaaS oproti UC

Jaké jsou největší přednosti sjednocené komunikace poskytované formou cloudových služeb?

• vyšší spolehlivost hlasových služeb
• jednodušší uživatelské prostředí ve stávajících aplikacích (funguje s CRM a dalšími důležitými systémy)
• škálovatelnost
• snížení zátěže IT
• model OpEx
• prakticky bezúdržbové
• jediné kontaktní místo pro odstraňování problémů

Jak přejít na UCaaS?

Stejně jako se i konzervativní podniky masově přesouvají do cloudu v oblastech SaaS a IaaS (v Česku přes 70 % firem), podobný trend se týká UCaaS. Čemu byste měli při migraci věnovat pozornost?

• popřemýšlejte o hybridní strategii – pro začátek můžete ponechat některé stávající komunikační služby na on-premise řešení. Koncept „všechno nebo nic“ není nejlepší cestou. V plnému přechodu do cloudu se můžete propracovat až postupně.
• zmapujte své prostředí – nestačí jen zahrnout požadavky na stávající kapacity na interní zaměstnance a zákazníky, počítejte i s vývojem do budoucna. Ideálně použijte benchmarky, abyste zjistili, zda máte dostatečnou robustnost síťové infrastruktury.
• přemýšlejte koncepčně – zamyslete se nad vaší dosavadní komunikační strategií a nad tím, jak z ní můžete teoreticky vytěžit maximum. UCaaS vám to dokáže prakticky umožnit např. automatizací.
• sledujte výkon a kvalitu – proaktivní řízení výkonu je stále důležitější. Ujistěte se, že máte zavedenou strategii, která vám umožní udržet krok s problémy ve vašem prostředí.

Pokud nevíte, jaké řešení by bylo pro vás nejlepší nebo jak na sjednocenou komunikaci přejít, obraťte se na nás. Jsme připravení vám nabídnout funkce sjednocené komunikace a nástroje pro týmovou spolupráci – vše v jednom, dostupné pro každého a odkudkoliv.